یکشنبه ۱۹ آبان ۱۳۹۸   شماره ۱۱۷۷

تجربه اول؛ مدیریت جلسات

آتنا شهرجردی

مدیر عامل موسسه سُرور ماهان

خوشحالم که بعد از مدتی دوری از نوشتن در مطبوعات، بدلیل مشغله های کاری، به لطف دوستانم در مجموعه توانمند وقایع استان می توانم مطالبی را در خصوص تجربیات و تحقیقات انجام شده، به سمع و نظر شما خوانندگان برسانم.
از مهم ترین مسائل موجود در ادارات و نهادهای تصمیم گیری و حتی کسب و کارهای کوچک، اداره کردن جلسه و نحوه برگزاری و تصمیم گیری های آن می باشد که در نظر دارم چند نکته کاربردی را به جهت پیشرفت کاری و بهره وری بهتر، بیان کنم.
صحبت کردن در جلسات به نوعی خود یک سخنرانی محسوب می شود که بسته به شرایط جلسه از جمله جایگاه شما در آن شرکت و سازمان، اهمیت موضوع جلسه و کل مدت زمان جلسه، می تواند برای شما از لحاظ زمان و محتوا متغیر باشد. در واقع جلسات به چند دسته تقسیم می شوند که بعضا هیچ نوآوری و اطلاعات جدیدی را در بر ندارد و لزوما هم نیازی به ایده پردازی یا تصمیم گیری ندارند، پس هدف جلسه را در دستورکار بیاورید .
جلسه‌های ایده‌ پردازی، جلسات تصمیم گیری و یا جلسه‌هایی را که برای تعیین استراتژی‌های بلندمدت یا جلسات تعیین اهداف میگذاری، با هم تفاوت داشته و نیاز است آن را در ابتدای جلسه یادآوری نمایید.
نیاز است موضوع و هدف جلسه بصورت شفاف و دقیق ،در ابتدای کار مطرح شود که جلسه درمورد چه چیزهایی نیست و هدف اصلی جلسه چیست؟ که اگر شخصی خارج از هدف جلسه، موضوعی را عنوان کرد، محترمانه به وی متذکر شویم که این مسئله در هدف جلسه نمی گنجد. وقتی موضوع جلسه بصورت کلی مطرح می شـــود، ممکن است بـاعث سردرگمی و بی نتیجه ماندن جلسه باشد. به طور مثال: «در این جلسه می خواهیم در مورد راهکارهای نرخ بیکاری صحبت کنیم.» این مسئله به خودی خود چند زیر شاخه دارد که با نظر به وقت عمومی جلسات، نیاز به بررسی فراوان داشته و مباحث زیادی را در بر می گیرد.
در نتیجه بهتر است هدف جلسه کاملا واضح و مشخص بوده و موضوع، کلی و جامع نباشد. برای گرفتن نتیجه بهتر نیاز است این موضوع را به «راهکارهای نرخ بیکاری با نگاه به چرایی تعطیلی کارخانجات یا تاثیر پرداخت مالیات بر درآمد مشاغل و… را بررسی کنیم» تغییر دهیم. با اینکار متوجـــه می شویم که نرخ بیکاری زیر شاخه های مختلفی دارد و برای نتیجه گیری و تصمیم گیری بهتر،نیاز به پردازش و دسته بندی منظم اطلاعات می باشد. مهم است در ابتدای جلسات و بسته به نوع جلسه که در بالا گفته شد، شخص تصمیم گیرنده جلسه مشخص باشد. گاهی پیش می آید که جلسه، صرفا برای بیان پیشنهادات برگزار شده و نباز به هیچ تصمیم گیری نیست در اینصورت نیاز است پیشنهادات کاملا بررسی شده و از افراد بخواهید که بصورت اولویت بندی شده و محدود آنها را ارائه دهند، تا در انتهای جلسه بتوانید، نتیجه بهتری حاصل نمایید. در راستای دعوت از افراد حاضر در جلسه، مهم است که موضوع و هدف جلسه عنوان شود.چرا که این مسئله برای افراد برونگرا، یک نقطه قوت است. آنها باید قبل از جلسه ذهن خود را متمرکز کنند تا در جلسه یک فرد فعال باشند.
به هر ترتیب جلسات یک نقش کلیدی را در هر سازمان یا نهاد ایفا می کند که لازم است برای صرف انرژی و زمان، به این نکات توجه کنیم تا مسائل را در مدت زمانی کوتاه تر، با راندمان بیشتر به نتیجه برسانیم. این موضوع را در یادداشت های آینده ادامه خواهیم داد.